多くの職人さん・一人親方の方とお話しすると、「記帳は税理士さんか会計ソフトに任せている」という声をよく聞きます。それ自体は間違いではありません。ただ、記帳の元になる「工事台帳」の作り方そのものに、現場を知らないと気づけないズレが潜んでいることがあります。今回は、その工事台帳と記帳のつながりについて、私自身の現場経験を交えてお話しします。
工事台帳とは何か
工事台帳とは、1つの工事案件ごとに、かかった費用と入ってくる収入をまとめておく管理表のことです。材料費、外注費、労務費、経費といった項目を工事ごとに積み上げていくもので、いわば「その現場の家計簿」にあたります。
この工事台帳がきちんと機能していれば、その工事が実際にいくらの利益(または赤字)だったのかが見えてきます。逆に工事台帳が曖昧なままだと、記帳の段階でどの費用をどの工事に振り分けるべきか判断できず、どんぶり勘定になりがちです。
原価管理の基本 ― 工種別に費用を分けるということ
建設業の原価は、材料費・労務費・外注費・経費の4つに分けて考えるのが基本です。この分け方自体は会計の教科書にも載っている一般的な話ですが、実際の現場では「この経費はどの工事の分か」の切り分けが簡単ではありません。
たとえば、複数の現場を掛け持ちしている時期の交通費や、まとめ買いした材料の按分など、現場を知らないまま帳簿の数字だけを見ていると、実態と違う振り分けをしてしまうリスクがあります。ここは、実際に現場で原価管理をしてきた経験が生きる部分だと感じています。
原価管理の甘さが記帳の甘さにつながる理由
工事台帳の段階で原価の振り分けが甘いと、それをもとに作る記帳も当然甘くなります。記帳が甘いと、決算書の数字の信頼性が下がり、資金繰りの見通しや、将来的な融資・経営事項審査(経審)などの場面で不利に働くこともあります。
つまり、記帳は「入力作業」ではなく、その手前にある工事台帳・原価管理の精度に支えられている、という順番で考える必要があります。
現場を知っているからこそ気づける、記帳のズレ
私自身、現場で原価管理をしてきた経験と、簿記2級としての会計の視点の両方を持っています。だからこそ、「この数字、現場の実態と合っているだろうか」という違和感に気づきやすいという自覚があります。
これは何か特別な魔法ではなく、現場の言葉と数字の言葉、両方を知っているというだけのことです。ただ、この両方を持っている専門家は、実はあまり多くありません。
まとめ
工事台帳の精度が記帳の精度を左右し、記帳の精度が経営判断や経審などの評価にもつながっていきます。記帳を「入力作業」として外注するだけでなく、その手前にある原価管理の考え方まで含めて相談できる相手を持つことは、建設業を営むうえで小さくない意味があると考えています。
本記事は一般的な考え方の整理であり、個別の税務判断や具体的な会計処理については、税理士など専門家への確認をあわせてご検討ください。すみれ法務事務所では、信頼の置ける税理士と提携しておりますので、ご紹介することもできます。
専門家からの一言
工事台帳と記帳を切り離して考えると、数字はどうしても「他人事」になりがちです。現場の実感と数字がつながって初めて、経営の判断に使える記帳になると感じています。